NOOTS-Erfahrungsbericht „Finanzverwaltung im internationalen Datenaustausch“ - Das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS)

Grenzüberschreitender Nachweisabruf – effizient, sicher und digital

Das Umsetzungsprojekt UP21 demonstriert, wie die Finanzverwaltung Nachweise aus Mitgliedstaaten der Europäischen Union digital und automatisiert abruft. Dies wird gezeigt am Beispiel eines Grenzpendelnden, der einen Beleg zur Einkommensteuererklärung nachreicht: Über das Formular zur Belegnachreichung im Online-Finanzamt „Mein ELSTER“ lässt sich die Geburtsurkunde des Kindes international über das Europäische Once-Only-Technical-System (EU-OOTS) und die Intermediäre Plattform (IP) direkt aus Österreich abrufen und einreichen. Das Projekt schafft damit einen spürbaren Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung, und pilotiert den internationalen Datenaustausch auch für weitere zukünftige Nachweise.

Zielsetzung

Ziel des Umsetzungsprojekts ist es, die Finanzverwaltung erstmals konzeptionell und technisch an das EU-OOTS sowie die Intermediäre Plattform (IP) anzubinden. Dafür werden die notwendigen Anpassungen in Mein ELSTER umgesetzt, um den digitalen Abruf von Nachweisen aus EU-Mitgliedstaaten zu ermöglichen. Am Beispiel der Geburtsurkunde aus Österreich wird ein automatisierter und grenzüberschreitender Datenaustausch realisiert. Damit entsteht die Grundlage für weitere internationale Anwendungsfälle und der Verwaltungsaufwand wird deutlich reduziert.

Ergebnisse und Wirkung

Pionierarbeit: UP21 ist das erste Projekt in Deutschland, das einen automatisierten, grenzüberschreitenden Nachweisabruf über das EU-OOTS erprobt

Praxisbeispiel: Die Geburtsurkunde aus Österreich kann für die Einkommensteuererklärung eines Grenzpendelnden direkt über Mein ELSTER digital abgerufen und eingereicht werden.

Proof-of-Concept: Technische und organisatorische Prozesse für den internationalen Datenaustausch werden gestaltet und getestet (Standard für weitere EU-Fälle)

Meilensteine:

Enge Zusammenarbeit mit Partnerländern
Definition und Umsetzung von Soll-Prozessen
Anpassung der ELSTER IT-Architektur
Daten-Matching, Datenmanagement
Identifikation und Klärung rechtlicher Fragestellungen

Wirkung:

Spürbarer Bürokratieabbau
Höhere Datenqualität
Schnellere Bearbeitung von Steuerfällen
Lessons Learned und Erkenntnisse fließen direkt in die Weiterentwicklung von NOOTS und die Registermodernisierung ein

Vorgehen und Umsetzung

Das Umsetzungsprojekt UP 21 startete 2024 und wird in einem KONSENS-Folgeprojekt weitergeführt. Zu Beginn erfolgte eine Analyse potenzieller Use Cases, die Geburtsurkunde aus Österreich wurde als Pilot priorisiert. In regelmäßigen Workshops und Abstimmungsrunden wurden technische Anforderungen und rechtliche Rahmenbedingungen gemeinsam mit dem Bundesministerium der Finanzen (BMF), dem Bayerischen Landesamt für Steuern (BayLfSt) und den Dienstleistern Capgemini, Computacenter und mgm technology partners erarbeitet.
Der Testabruf zwischen Deutschland und Österreich war erfolgreich. Die Umsetzung erfolgt nun agil in zwei Stufen: Zunächst wird der Abruf als PDF-Datei realisiert, anschließend die Konzeption für strukturierte Daten entwickelt. Mit dem Fall der Geburtsurkunde Österreich entsteht ein international anschlussfähiger Prototyp für den digitalen Nachweisabruf über NOOTS und EU-OOTS und die Intermediäre Plattform (IP).
Die Zusammenarbeit umfasst nicht nur die österreichische Partnerbehörde (zentrales Personenstandsregister) und eine kontinuierliche Abstimmung mit der RegMo-/NOOTS-Umsetzungsorganisation. Es erfolgt auch eine enge Zusammenarbeit mit dem IP-Team des Bundesverwaltungsamts (BVA). Somit können für die Anbindung an das EU-OOTS, technische und organisatorische Anforderungen optimal integriert und Synergien genutzt werden.
Herausforderungen wurden durch iterative und enge Abstimmung mit allen Partnern adressiert.

Dazu gehörten:

die Identifikation, die eIDAS-konform verlaufen muss (Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG),
die Integration in bestehende KONSENS-Fachverfahren,
das Datenmanagement und
die Klärung rechtlicher Fragestellungen.

Lessons Learned

Governance: Klare Steuerungsstrukturen, kontinuierliche Abstimmung und gezieltes Stakeholder-Management sind essenziell, um Transparenz zu schaffen und Zuständigkeiten sowie Entscheidungswege eindeutig festzulegen.

Daten: Daten werden regelmäßig auf Basis der für die jeweilige Verwaltungsleistung geltenden gesetzlichen Tatbestandsmerkmale durch die zuständigen Behörden erhoben. Andere Staaten = andere Verwaltungsleistungen. Daten in anderen Mitgliedstaaten werden regelmäßig auf Basis deren Verwaltungsleistungen nach dem für diese Verwaltungsleistung im Mitgliedstaat geltenden Recht erhoben. Andere Mitgliedstaaten verfügen nicht über unser deutsches Rechtssystem. Demzufolge sind die in den anderen Mitgliedstaaten verfügbaren Daten nicht 1:1 die Daten, die in Deutschland nach deutschem Rechtsverständnis erwünscht sind. Ein umfangreiches Daten-Mapping und Daten-Matchingverfahren ist erforderlich.

Technik: Iteratives Vorgehen und die kontinuierliche Evaluation technischer und gesetzlicher Anforderungen ermöglichen schnelle Erfolge und eine nachhaltige Weiterentwicklung.

Organisation: Präsenzworkshops, digitale Kollaborationstools und die Einbindung aller relevanten Akteure fördern Abstimmung, Effizienz und ein gemeinsames Zielbild.

Empfehlung: Frühzeitige Einbindung aller Stakeholder, Klarheit über Prozesse und Abhängigkeiten sowie eine flexible Architektur sind Voraussetzung für erfolgreiche internationale Datenaustauschprojekte.

Stolpersteine: Verzögerungen durch Zugriffsrechte, hoher Koordinationsaufwand und komplexe Abstimmung von Anforderungen zeigen, wie wichtig Agilität und offene Kommunikation sind.

„Technik ist nicht unser Problem! UP21 zeigt, dass der automatisierte, grenzüberschreitende Nachweisdatenabruf über NOOTS, die Intermediäre Plattform und EU-OOTS möglich ist. Die eigentliche Herausforderung liegt in der Harmonisierung rechtlicher, organisatorischer und steuerungsbezogener Rahmenbedingungen sowie des Daten-Matchings – erst dann kann Once-Only wirklich wirken.“ Kathleen Jennrich, Bundesministerium der Finanzen