Der EfA-Dienst „Digitaler Bauantrag“ und das nach IDNrG (PDF) anschlusspflichtige Spiegelregister di.BAStAI haben den automatisierten Nachweisdatenabruf über das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS) erfolgreich erprobt und in den produktiven Betrieb überführt. Dabei übernimmt der EfA-Dienst die Rolle des Data Consumers (DC). Das Spiegelregister di.BAStAI stellt als Data Provider (DP) Kammerdaten aus den Berufsverzeichnissen der Architektenkammern und den Listen der bauvorlageberechtigten Ingenieurinnen und Ingenieure bereit. Bauvorlageberechtigte Personen können damit ihre Daten zum Nachweis der Bauvorlageberechtigung abrufen und im Digitalen Bauantrag verwenden.

Ursprüngliches Ziel war es, den Nachweisdatenabruf unter realitätsnahen Bedingungen zu erproben. Hierzu wurden fachliche, rechtliche, organisatorische und technische Voraussetzungen untersucht, konkretisiert und praktisch umgesetzt. Mit der Entscheidung für die produktive Pilotierung wurde die Zielsetzung erweitert. Neben der technischen Machbarkeit wurde pilotiert, wie sich der automatisierte Nachweisabruf im tatsächlichen Verwaltungsverfahren bewährt. Dazu gehören der Datentransport, die Nutzerführung, fachliche Verarbeitung, Fehlerbehandlung, Support, Monitoring und der Betrieb der beteiligten Systeme. 

Projektlaufzeit
Das Projekt startete im Mai 2024 mit der Suche nach einem geeigneten Anwendungsfall im Fachdatenraum Bau und endete mit der Produktivsetzung in der Pilotkommune Dessau-Roßlau (Sachsen-Anhalt) im Juni 2026.

Die ersten Schritte im Projekt
Als Anwendungsfall wurde der Nachweis der Bauvorlageberechtigung ausgewählt. Er eignete sich besonders für die Erprobung, weil die betreffende Berechtigung bereits in den Berufsverzeichnissen und Listen der Architekten- und Ingenieurkammern geführt wird, im Bauantragsverfahren aber bislang regelmäßig durch eigene Angaben und manuelle Prüfungen nachgewiesen werden muss.

Die Projektbeteiligten
Geleitet wurde das Projekt durch das Bayerische Staatsministerium für Digitales, das durch seinen externen Dienstleister, die AKDB, sowie die Unternehmensberatung H & D GmbH und weitere Partner unterstützt wurde.

Auf der Seite des DC („Digitaler Bauantrag“) begleiten das Ministerium für Inneres und Bau Mecklenburg-Vorpommern, sowie das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung Mecklenburg-Vorpommern als Fachlich Verantwortliche und ihre Dienstleister DVZ M-V GmbH sowie brain-SCC GmbH als betriebsverantwortliche Stellen das Projekt.

Auf der Seite des DP (di.BAStAI) begleitet die Verwaltungsgemeinschaft di.BAStAI als Fachlich Verantwortliche und ihr Dienstleister Reviscan AG als Betrieblich Verantwortliche das Projekt.
Im Rahmen des Projektes wurde außerdem die für das Thema fachlich zuständige Fachkommission Bauaufsicht über das Vorhaben informiert und das Bayerische Staatsministerium für Wohnen, Bau und Verkehr konsultiert.

Der „Digitale Bauantrag“ ist die erste OZG-Fokusleistung und di.BAStAI ist das erste anschlusspflichtige „Spiegelregister“, die an das NOOTS angebunden wurden. Die Pilotierung in Dessau-Roßlau (Sachsen-Anhalt) bildet den Übergang von der technischen Erprobung zu einem Ende-zu-Ende nutzbaren Verwaltungsprozess. 

Meilensteine und nachnutzbare Erkenntnisse

• Im Projekt wurden fachliche und technische Konzepte der Registermodernisierung erprobt und die daraus gewonnenen Erkenntnisse mit der NOOTS-Umsetzungsorganisation gespiegelt. Dazu wurden rechtliche Anpassungsbedarfe identifiziert und ihre Lösung vorbereitet. 

• Die Produktivsetzung erweitert den Erkenntnisgewinn wesentlich. Während in der Erprobung vor allem die fachliche und technische Funktionsfähigkeit untersucht wurde, mussten im Wirkbetrieb zusätzlich Verfügbarkeit, Support, Monitoring, Fehleranalyse, Zertifikatsmanagement und die Verarbeitung der Nachweisdaten im Verwaltungsprozess zuverlässig funktionieren. 

• Die Erfahrungen und Ergebnisse wurden so dokumentiert, dass sie von weiteren anschlussbereiten Onlinediensten und Registern nachgenutzt werden können.

1. Überzeugte Stakeholder und eine definierte Governance sind erfolgsentscheidend
   Für die Sicherstellung des Projekterfolgs entscheidend sind motivierte Stakeholder, die vom Nutzen überzeugt sind – in der Gewinnung und Überzeugung steckt viel Arbeit. Für den EfA-Dienst „Digitaler Bauantrag“ sind die Belange der nachnutzenden Bundesländer und für di.BAStAI die Interessen der Architekten- und Ingenieurkammern zu berücksichtigen. Ein klarer Projektfahrplan mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten (insbesondere bei den fach- und betriebsverantwortlichen Stellen) ist essenziell. Bei den sich stetig ändernden Rahmenbedingungen und Anforderungen ist dieser laufend anzupassen.

2. Regelmäßige Kommunikation und Ambiguitätstoleranz sind wichtig
   Aufgrund des explorativen Charakters des Projektes müssen in hoher Taktung regelmäßige Abstimmungen mit den Projektbeteiligten stattfinden (fachliche und technische Austausche, Trialoge, etc.). Kontinuierliches Erwartungsmanagement ist wichtig. Etablierte Austauschformate mit der NOOTS-Umsetzungsorganisation fördern ein gemeinsames Verständnis und klären frühzeitig Hindernisse und offene Punkte vor der flächendeckenden Nutzung des NOOTS. Größtmögliche projekt- und schnittstellenübergreifende Transparenz über die Arbeitsstände ist für die gemeinsame Lösungsfindung maßgeblich.

3. Technik löst keine föderalen Abstimmungsprozesse und fachrechtliche Anpassungen
   Die größten Hürden lagen nicht im technischen Anschluss, sondern in fachlichen und rechtlichen Fragen (z. B.: Welche Nachweise werden in welchen Konstellationen benötigt? Wie werden natürliche Personen im unternehmerischen Kontext identifiziert?). Die föderale Heterogenität erwies sich ergänzend als eine besondere Herausforderung, denn Baurecht ist Landesrecht, die Ausgestaltung der Bauvorlageberechtigung unterscheidet sich also von Bundesland zu Bundesland. Auch die Beschaffung notwendiger Zertifikate stellte das nicht-behördliche Register di.BAStAI und die zu beteiligenden Stellen vor erschwerte Bedingungen und bedurfte neuer Lösungswege.

4. Der Nutzen des NOOTS-Anschlusses entsteht erst Ende zu Ende
   Ein erfolgreicher Nachweisabruf allein verbessert noch keinen Verwaltungsprozess. Entscheidend ist, wie die abgerufenen Daten im Onlinedienst und im Fachverfahren genutzt, geprüft und weiterverarbeitet werden. Der gesamte Ablauf muss deshalb betrachtet werden: von der Identifikation der nutzenden Person über den Abruf und die Anzeige der Daten bis zur Verarbeitung durch die zuständige Behörde. Dazu gehören auch Nichttreffer, unvollständige Daten, technische Störungen und alternative Nachweiswege.

5. Eine Anbindung an das NOOTS braucht Governance, Readiness und Betriebsklarheit
   Rollen und Zuständigkeiten müssen vor Beginn der Umsetzung verbindlich geklärt sein. Dies betrifft insbesondere die Fachlich Verantwortlichen, Betrieblich Verantwortlichen, Softwarelieferanten, Datenschutz- und Informationssicherheitsverantwortlichen sowie die für Freigabe und Produktivsetzung zuständigen Personen. Neben Zuständigkeiten müssen auch Ressourcen, Kosten, Supportmodelle, Betriebszeiten, Eskalationswege und Entscheidungsbefugnisse festgelegt werden. Die Betriebs- und Produktionsreife ist kein einzelner technischer Meilenstein, sondern das Ergebnis einer gemeinsamen Bewertung von Fachlichkeit, Technik, Sicherheit und Betrieb.